Scrierea unui document necesită uneori participarea activă a unei echipe întregi. Până la varianta finală, documentul parcurge un drum întortocheat, iar dumneavoastră trebuie să ţineţi cont de cine, când şi unde au fost făcute ultimele modificări. Cât timp pierdeţi cu urmărirea procesului de realizare al unui simplu document?

De ce nu alegeţi să lucraţi simultan cu coechipierii implicaţi în proces?
Ţineţi pasul cu tehnologia
Indiferent de modul în care alegeţi să realizaţi un document care implică colaborarea între mai multe persoane, au trecut zilele în care se redirecţionau ataşamente prin e-mail. Acum nu mai este nevoie să transmiteţi documentul de la un coleg la altul, apoi sa munciţi pentru a rezolva diferenţele dintre versiuni, pentru a îmbina şi coordona modificările, pentru a urmări cine le-a efectuat şi pentru a găsi cea mai recentă versiune.

Pentru gestionarea eficientă a informaţiei critice pentru afaceri aveţi nevoie de un mecanism centralizat şi securizat, prin care puteţi colabora în gestionarea fluxurilor informaţionale, stocarea şi partajarea documentelor şi fişierelor importante.

Beneficii tangibile
Avantajele unei astfel de soluţii pot fi importante pentru afacerea pe care o conduceţi sau din care faceţi parte:
1) Îmbunătăţirea productivităţii angajaţilor
Puteţi lucra în acelaşi timp, fiind sigur că lucraţi la ultima variantă a documentului. Soluţiile de colaborare şi management al documentelor vă pun la dispoziţie siteuri dedicate pentru a facilita coordonarea dezvoltării documentelor de către mai multe persoane. La nivelul fiecărui document se asigură versionare, auditare şi opţiuni de check-in şi check-out.

2) Simplificarea schimbului de informaţii
Dacă până acum căsuţa dumneavoastră de e-mail era sufocată de ataşamentele trimise pentru verificare şi aprobare, prin soluţii de colaborare pe documente veţi separa partea de comunicare, atât de esenţială în cadrul companiei, de procesele de creare a documentelor, ce nu au ce căuta printre e-mailurile dumneavoastră.

3) Lucrezi unde şi când doreşti
Totul se întâmplă online, fapt pentru care veţi avea acces la documentele la care lucraţi oriunde v-aţi afla. Instrumentele necesare sunt conexiunea la Internet şi implementarea unei soluţii de colaborare pe documente. Poţi profita de minutele petrecute între întâlniri, de momentele în care poţi să lucrezi într-un spaţiu liniştit, confortabil, propice găsirii de idei inovatoare.

Soluţiile disponibile
Pentru companiile medii şi mari pentru care colaborarea este o componentă esenţială a activităţii de zi cu zi, Microsoft Office Share Point Server oferă facilităţi ce permit simplificarea şi eficientizarea schimbului de cunoştinţe atât în interiorul, cât şi în afara organizaţiei. Platforma vă oferă o locaţie unică, integrată, unde membrii echipei pot colabora eficient, au acces la resurse, pot partaja documente şi, nu în ultimul rând, pot crea şi gestiona site-uri intranet personalizate, orientate pe echipă şi proiect. Iar o parte dintre aceste funcţionalităţi pot fi acoperite cu versiunea gratuită a platformei Microsoft Office SharePoint Server.

Pentru companiile de dimensiune mică, Google Cloud Connect pentru Microsoft Office vă permite să distribuiţi, să faceţi copii de rezervă şi să editaţi documente Microsoft Word, PowerPoint şi Excel în acelaşi timp cu colegii dumneavoastră. Serviciul presupune uploadarea fişierelor Office pe serverele Google, pentru a primi un URL, astfel încât să poată fi accesate prin intermediulGoogle Docs de pe orice dispozitiv conectat la Internet. Odată ce fişierele au ajuns în “cloud”, pot fi share-uite şi editate de mai multe persoane, simultan.

De asemenea DropBox oferă facilităţi de colaborare între mai mulţi utilizatori şi se poate constitui într-o alternativă de luat în considerare.

Pentru utilizatorii individuali care vor să renunţe la pachete de software Office instalate local sau pentru companiile care doresc să îşi transfere activitatea exclusiv online, Google Docs este un instrument online pentru crearea în colaborare de documente, foi de calcul, prezentări, chestionare. Permite formatarea, încărcarea de imagini, comentarii, tabele, formule. Participanţii pot fi invitaţi prin email, fiind ţinuţi la curent permanent cu modificările efectuate. Documentele sunt stocate online şi pot fi accesate de oriunde există acces la Internet.

O soluţie de la Adobe, Buzzword are cea mai interesantă interfaţă, fiind o adevărată plăcere să te plimbi prin meniuri, tab-uri şi opţiuni. Este foarte rapid, se încarcă imediat şi se mişcă în timpul utilizării foarte bine. Are însă doar cele mai importante facilităţi, incluzând aici corectarea ortografică, partajarea documentelor şi exportarea acestora în diverse formate printre care, evident, PDF. Un impediment pentru utilizatorii români constă în lipsa suportului pentru diacritice.

Cu Buzzword puteţi crea un document de la orice computer conectat la Internet, îl puteţi partaja cu colegii şi îl puteţi revizui în echipă. Aplicaţia rulează de pe servere Adobe securizate, iar documentele dumneavoastră sunt stocate pe acestea, astfel încât să fie disponibile permanent online.

Concluzii
Soluţiile de colaborare şi management al documentelor sunt instrumentele prin care puteţi să atingeţi mai uşor rezultatele pe care le doriţi. Indiferent dacă vă doriţi să îmbunătăţiţi productivitatea angajaţilor, simplificarea schimbului de informaţii sau să permiteţi accesul facil din orice locaţie se află utilizatorii, acestea sunt soluţie.